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Oferta de Emprego | Coordenador(a) de Operações Internacionais e Acompanhamento de Grupos

Empresa: WEX Business
Localização: Sintra, Portugal
Área: Operações Internacionais | Programas Executivos | Missões Empresariais
Disponibilidade: Viagens internacionais frequentes

Sobre a WEX Business

A WEX Business é uma empresa com atuação internacional, especializada na conceção, organização e gestão de programas de educação executiva, missões empresariais, visitas técnicas e experiências de aprendizagem, desenvolvidos em parceria com universidades, empresas e instituições de referência em diferentes países.

Procuramos um(a) Coordenador(a) de Operações Internacionais e Acompanhamento de Grupos para integrar a nossa equipa e assumir responsabilidades no planeamento, organização e execução de programas internacionais.

Procuramos uma pessoa dinâmica, organizada, autónoma e orientada para a excelência, com capacidade para gerir fornecedores internacionais e acompanhar presencialmente grupos de executivos durante as viagens.

Principais responsabilidadesPlaneamento e gestão operacional

• Planear e coordenar a logística de programas internacionais, missões empresariais e viagens corporativas.
• Contactar, negociar e gerir fornecedores nacionais e internacionais, incluindo hotéis, empresas de transporte, restaurantes, operadores locais e outros prestadores de serviços.
• Solicitar, analisar e comparar propostas comerciais de fornecedores.
• Gerir reservas, contratos, confirmações, pagamentos e documentação operacional.
• Elaborar itinerários, cronogramas, agendas, listas de participantes e rooming lists.
• Preparar informações e documentação de viagem para os participantes.
• Acompanhar orçamentos operacionais, custos e prazos de execução.
• Garantir a comunicação e articulação entre fornecedores, parceiros, clientes e equipas internas.
• Antecipar necessidades e assegurar que todos os serviços contratados estejam devidamente confirmados antes da realização dos programas.

Acompanhamento internacional de grupos

• Acompanhar presencialmente grupos durante programas e missões internacionais, representando a WEX Business.
• Coordenar chegadas e partidas, transfers, check-ins, deslocações e atividades programadas.
• Acompanhar visitas técnicas, sessões académicas, reuniões institucionais, eventos e atividades culturais.
• Atuar como principal ponto de contacto dos participantes durante as viagens.
• Supervisionar a qualidade dos serviços prestados pelos fornecedores locais.
• Garantir o cumprimento dos horários, agendas e padrões de qualidade estabelecidos.
• Resolver imprevistos com autonomia, rapidez, profissionalismo e capacidade de decisão.
• Assegurar um atendimento personalizado e de excelência a participantes, executivos e representantes institucionais.
• Elaborar relatórios de acompanhamento e avaliação após a conclusão dos programas.

Requisitos obrigatórios

Idiomas

• Português fluente — obrigatório, com excelente comunicação oral e escrita.
• Inglês fluente — obrigatório, com capacidade para negociar, participar em reuniões profissionais, comunicar com fornecedores internacionais e acompanhar grupos em países de língua inglesa.

Competências técnicas e profissionais

• Domínio do Microsoft Office — obrigatório, especialmente Excel, Word, PowerPoint e Outlook.
• Disponibilidade para viagens internacionais frequentes — obrigatória, incluindo deslocações com duração de vários dias.
• Experiência profissional em operações, organização de viagens corporativas, gestão de eventos, turismo de negócios ou acompanhamento de grupos.
• Experiência na negociação e coordenação de fornecedores.
• Capacidade de elaborar e controlar orçamentos operacionais.
• Excelente capacidade de organização, planeamento e gestão de prioridades.
• Capacidade de trabalhar simultaneamente em diferentes projetos e cumprir prazos.
• Autonomia, proatividade e elevado sentido de responsabilidade.
• Capacidade de resolução de problemas e tomada de decisões sob pressão.
• Excelente apresentação, postura profissional e relacionamento interpessoal.
• Forte orientação para o cliente, atenção ao detalhe e compromisso com a qualidade dos serviços.

Competências pessoais valorizadas

• Facilidade de adaptação a diferentes culturas e ambientes internacionais.
• Inteligência emocional e capacidade de lidar com situações exigentes.
• Discrição, diplomacia e capacidade de relacionamento com públicos executivos.
• Flexibilidade, espírito de equipa e atitude positiva.
• Capacidade de antecipar problemas e encontrar soluções.
• Interesse pelo setor da educação executiva e pelos negócios internacionais.

Requisitos preferenciais

• Experiência anterior no acompanhamento presencial de grupos internacionais.
• Experiência em empresas de organização de eventos, turismo corporativo, formação executiva ou viagens de incentivo.
• Conhecimentos de espanhol, francês ou outros idiomas.
• Experiência com ferramentas de gestão de projetos e fornecedores.
• Conhecimento de destinos internacionais e respetiva logística.

O que oferecemos

• Integração numa empresa com atuação internacional.
• Participação em projetos e programas realizados em diferentes países.
• Contacto com universidades, empresas e instituições de referência mundial.
• Ambiente de trabalho dinâmico, multicultural e profissional.
• Oportunidades de desenvolvimento e crescimento profissional.
• Condições contratuais compatíveis com a experiência e as responsabilidades da função.
• Despesas profissionais de viagem asseguradas pela empresa, de acordo com a política interna.

Candidaturas

Se tem experiência na organização de operações internacionais, gosta de trabalhar com pessoas, possui capacidade de negociação e procura uma função dinâmica que combine planeamento, responsabilidade e viagens internacionais, gostaríamos de conhecer o seu perfil.

Envie a sua candidatura através do Indeed, acompanhada de currículo atualizado.

Atenção: A fluência em português e inglês, o domínio do Microsoft Office e a disponibilidade para viagens internacionais são requisitos obrigatórios para esta função. Candidaturas que não cumpram estes requisitos não serão consideradas.

Pagamento: 1 300,00€ - 2 000,00€ por hora

Horas esperadas: 40.0 por semana

Benefícios:

• Estacionamento gratuito
• Seguro saúde

Disponibilidade para viagens:

• 25% (Obrigatório)

Localização do trabalho: Presencial